Rewolucja w fakturowaniu: Krajowy System e-Faktur i jego wprowadzenie w Polsce
W obliczu nadchodzących zmian na polskim rynku księgowym, Krajowy System e-Faktur (KSeF) zapowiada się jako przełomowe rozwiązanie, które wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną, jednak podstawowe przepisy regulujące funkcjonowanie KSeF wciąż są w fazie legislacyjnej. Wprowadzenie tego systemu stanowić będzie wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw, co potwierdzają wyniki badania „Barometr nastrojów polskich księgowych 2025”. Zmiany te budzą obawy, szczególnie w kontekście chaosu organizacyjnego i niejasności przepisów.
Krajowy System e-Faktur – co to takiego?
Krajowy System e-Faktur jest planowane jako centralny rejestr dla wszystkich przedsiębiorstw, które będą zobowiązane do przesyłania swoich dokumentów w formie ustrukturyzowanej. Przemiana ta zastąpi dotychczasowe metody obiegu faktur – zarówno papierowych, jak i elektronicznych. Głównym celem wprowadzenia KSeF jest zwiększenie bezpieczeństwa transakcji oraz uszczelnienie systemu podatkowego, co ma przyczynić się do zmniejszenia luk w przychodach budżetowych. Umożliwi to również efektywniejsze monitorowanie obrotu gospodarczego przez organy podatkowe.
30 września 2025 roku planowane jest udostępnienie środowiska testowego API KSeF, co pozwoli dostawcom oprogramowania oraz przedsiębiorstwom na przeprowadzenie testów nowych funkcjonalności. Już na listopad bieżącego roku przewiduje się uruchomienie testowej wersji przeglądarkowej Aplikacji Podatnika KSeF, co pomoże użytkownikom w praktycznym zaznajomieniu się z systemem.
Obawy związane z wprowadzeniem KSeF
Wiele organizacji wyraża niepokój związany z transformacją systemu obiegu faktur. Janina Fornalik, doradca podatkowy i partner w MDDP, podkreśla, że biorąc pod uwagę krótki czas pozostały do obowiązkowego wdrożenia KSeF, firmy powinny zacząć przygotowania już teraz. Duże organizacje muszą przeanalizować nie tylko aspekty techniczne, ale także dostosować swoje procesy biznesowe oraz umowy z kontrahentami do nowych wymogów.
Początkowo KSeF ma być obowiązkowy dla największych podatników, którzy osiągną sprzedaż na poziomie powyżej 200 milionów zł w roku 2024. Inne przedsiębiorstwa będą musiały dostosować się do nowego systemu w ciągu dwóch miesięcy. Tylko mali przedsiębiorcy, których transakcje nie przekraczają określonych kwot, będą mieli dodatkowy czas na wdrożenie systemu.
Wszelkie zmiany mają swoje konsekwencje
Z badania „Barometr nastrojów polskich księgowych” wynika, że 27,9 procent badanych księgowych obawia się chaosu organizacyjnego, co może skutkować problemami w komunikacji z klientami oraz wyciekiem danych. Istnieją także obawy dotyczące dodatkowych obowiązków sprawozdawczych, takich jak Jednolity Plik Kontrolny dla podatku dochodowego od osób prawnych (JPK CIT), który również wejdzie w życie w 2026 roku.
Janina Fornalik zwraca uwagę na to, że najważniejszym wyzwaniem będzie sama implementacja KSeF oraz adaptacja do nowego formatu faktury ustrukturyzowanej, która będzie obowiązywać zarówno w transakcjach krajowych, jak i międzynarodowych. Choć faktury dla klientów indywidualnych będą mogły być wystawiane w KSeF dobrowolnie, przedsiębiorstwa muszą być w pełni przygotowane na zmiany w obiegu dokumentów.
Perspektywy na przyszłość
W ubiegłorocznym badaniu przeprowadzonym przez PMR Market Experts i Comarch, 44 procent średnich i dużych firm w Polsce nie potrafiło określić działań podjętych w celu integracji z KSeF. Zaledwie 2 procent organizacji zdecydowało się na testy i pilotaż systemów, co pokazuje, że wiele przedsiębiorstw wciąż nie jest gotowych na nadchodzące zmiany. W miarę jak instytucje nauczą się funkcjonować w nowym ramach prawnych, możliwe, że KSeF przyniesie korzyści zarówno dla organów podatkowych, jak i dla podatników.
Digitalizacja podatków jest globalnym trendem, a KSeF wpisuje się w szeroką tendencję do poprawy efektywności poboru VAT. Pakiet VIDA (VAT in the Digital Age), który ma zacząć obowiązywać w Unii Europejskiej od 2030 roku, ma na celu dalsze usprawnienie e-fakturowania. W Polsce, zmiany spowodowane wprowadzeniem KSeF będą miały swoje konsekwencje do 2035 roku, przyczyniając się do zmniejszenia luki VAT z obecnych 13,5 proc. do 6,9 proc. w przyszłym roku.
Dzięki KSeF oraz JPK CIT przewiduje się dalsze redukowanie luk w systemie podatkowym, co może zniechęcić oszustów podatkowych. Doradcy podatkowi wskazują, że KSeF stanie się ogromnym zasobem danych dla organów podatkowych, co umożliwi lepszą weryfikację rozliczeń VAT-owskich oraz skuteczną eliminację nieprawidłowości.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur niesie ze sobą wiele wyzwań i obaw, jednak równocześnie stwarza możliwości do poprawy efektywności obiegu dokumentów oraz transparentności systemu podatkowego. Przedsiębiorstwa powinny intensywnie pracować nad przygotowaniami do nadchodzących zmian, aby skutecznie dostosować się do wymagań KSeF, które wejdą w życie w 2026 roku. Tylko odpowiednie działania i strategia adaptacyjna pozwolą na skuteczne sprostanie nowym obowiązkom, a w dłuższym okresie na skorzystanie z korzyści, które KSeF i digitalizacja podatków mogą przynieść.
Źródło: Agencja Informacyjna NEWSERIA
